پیش فاکتور یا پروفرما (Proforma Invoice یا به اختصار PI) در واقع سندی است که فروشنده در آن شرایط و اطلاعات محصولات خود را جهت صدور کالا های تعیین شده به خریدار ارائه می دهد. خریدار میتواند با دریافت این سند برای اخذ مجوز های لازم جهت واردات آن کالا ها و همچنین خرید ارز اقدام نماید.

پیش فاکتور چیست؟

 پیش فاکتور یک صورت حساب اولیه است که پیش از ارسال یا تحویل کالا به خریدار تحویل داده می شود. پیش فاکتور شامل جزئیاتی مانند: نام و نشانی فروشنده و خریدار، نوع، مقدار و تعداد کالا، زمان تحویل کالا، قیمت واحد کالا و قیمت کل، و… در معامله می باشد. در واقع هدف پیش فاکتور کمک به مشتری است که نشان دهد کالا یا خدمات فروشنده به چه میزان هزینه دارد که در این صورت مشتری قدرت تصمیم گیری بیشتری برای ادامه یا لغو کردن خرید دارد.

مدت زمان اعتبار پیش فاکتور توسط فروشنده و یا صادر کننده تعیین می شود.

پیش فاکتور یا پروفرما شامل چه اطلاعاتی است؟

هدف اصلی پیش فاکتور نشان دادن جزئیات پیشنهادی معامله به مشتری می باشد. پیش فاکتور به درخواست خریدار توسط فروشنده برای خریدار صادر می شود. دقت داشته باشید که پیش فاکتور قبل از فروش نهایی به دست خریدار می رسد. اطلاعاتی که معمولا در پیش فاکتور قید می شود، شامل موارد زیر است:

• نام، آدرس و اطلاعات کامل فروشنده و خریدار
• مشخصات و توضیحات کالا شامل:‌ (تعداد،‌ مقدار، وزن خالص و ناخالص کالا و…)
• شماره و تاریخ صدور پیش فاکتور توسط فروشنده
• ذکر شماره تعرفه گمرکی کالا
• شرایط پرداخت وجه کالا به صورت:‌ (‌ نسیه، حواله، برات اسنادی، اعتبار اسنادی)
• مبلغ پیش فاکتور با ذکر نوع ارز، تفکیک قیمت خالص کالا، قیمت بسته بندی کالا، ابعاد و قیمت حمل کالا
• مبدا و مقصد نهایی کالا و ذکر: کشور، شهر و بندر
• زمان تحویل کالا
• تعین و تکلیف وسیله حمل و نقل کالا
• مسائل مربوط به بازرسی بین المللی کالا
• مهلت اعتبار پروفرما
• نام کارخانه و کشور تولید کننده محصول

البته با توجه به نوع کالا و شرایط طرفین ممکن است اطلاعات مهم دیگری نیز در پروفرما ذکر شود.

کاربرد + اهمیت استفاده از پیش فاکتور

پیش فاکتور برای آگاهی از جزئیات یک معامله استفاده می شود. پیش فاکتور در اصناف زیادی مانند: صادرات و واردات کالاها، تاجران و یا افرادی که دارای کارخانه یا کارگاه هستند مورد استفاده قرار می‌گیرد. از جمله کاربرد های پیش فاکتور استفاده در مزایده قرارداد‌های صادراتی می باشد. این سند در معاملات بین المللی برای خریدار خارجی در برخی از تجارت ها مورد نیاز است؛ زیرا ممکن است خریدار نیازمند ارائه پیش فاکتور به مقامات دولتی کشور خود جهت اخذ مجوز لازم واردات برای پرداخت کالا داشته باشد. پیش فاکتور فرصتی برای مذاکره خریدار با فروشنده است تا هر دو به نتیجه دلخواه خود برسند. در واقع پیش فاکتور یک راهکار خوب برای جلوگیری از بروز هر گونه اختلاف در آینده میان خریدار و فروشنده است.

نمونه پیش فاکتور قابل دانلود و پرینت

چه زمانی پیش فاکتور ارسال کنیم؟

پیش فاکتور معمولا زمانی برای مشتری ارسال می شود که مشتری خواهان خرید از شما باشد یا قصد اطلاع از شرایط فروش و همکاری با شما را داشته باشد. همچنین یک شرکت می تواند پیش فاکتور خود را قبل از ارسال محصولات مورد نظر یا همراه با کالا های ارسال شده صادر کند، که مربوط به جزئیات هزینه مرتبط با فروش است،‌ اما درخواست رسمی برای پرداخت هزینه ها نیست و این کار چندان مرسوم نبوده و صرفا برحسب اعتماد طرفین این روند صورت می گیرد.

انواع پیش فاکتور و تفاوت های آنها:

پیش فاکتور ها ممکن است تفاوت هایی از نظر محتوا و قالب داشته باشند. پس برای شباهت پیش فاکتور ها اجباری وجود ندارد. پیش فاکتور ها از نظر ساختاری تفاوت زیادی ندارند اما از لحاظ اولویت بندی اطلاعات دارای تفاوت هایی هستند. در بعضی از پیش فاکتور ها ممکن است تعداد کالا اهمیت خاصی نداشته باشد ولی در برخی دیگر امکان دارد اولویت اصلی با تعداد و قیمت کالا باشد. پیش فاکتور ها دارای رنگ بندی های متفاوتی نیز هستند و شما با توجه به سلیقه و کسب و کار خود می توانید از رنگ بندی های مد نظرتان استفاده کنید.

جمع بندی و خلاصه مقاله

پیش فاکتور از موارد مهم در امور تجارت می باشد. استفاده از پیش فاکتور موجب می شود تا فروشندگان و خریداران بتوانند در زمان خرید و فروش محصولات اصولی تر عمل کنند. در این مقاله شما را با پیش فاکتور، کاربرد و اهمیت، انواع، اطلاعات و زمان ارسال پیش فاکتور ها آشنا کردیم. اگر قصد دارید کسب و کار خود را رونق دهید و در فروش محصولات خود با استراتژی و حرفه ای تر عمل کنید، می توانید از خدمات شرکت مدیریت صادرات آینده آسمان دنا در زمینه های عقد قرارداد و تفاهم نامه های صادراتی استفاده نمایید. با ما در ارتباط باشید.